受け取る側がわかりやすいように記入するのが基本
2泊以上の旅行や、子連れの旅行などでは荷物が多くなるので先に宿泊先に送っておこうと考える人も多いのではないでしょうか。
私も今回の夏休み旅行ではプール遊びの道具や水着、バスタオル、着替えなどが嵩張るので、荷物を前もってホテルへ送ることにしました。
いつも利用しているヤマト運輸(クロネコヤマト)は、電話1本で集荷に来てくれるので、とても便利で助かっています。
送り状に記入する際には、「それくらい言わなくてもわかるだろう」と自分本位で考えるのではなく、「受け取る側が見てすぐにわかる」ように記入することが基本です。
ホテルにはたくさんの荷物が届く
少し考えればわかることですが、自分の送った荷物だけではなく、ホテル(旅館)には様々な荷物が届きます。
その中から荷物を正確に受け取り、受け渡すためには最低限の情報の記載が必要です。
通常の宅急便のように、受取人の名前(ホテル名)と送り主(自分の名前)だけしか記入しなかったら、「何月何日にチェックインする人なのか?」「予約者の名前なのか?」などがわからず、ホテルの人が1から調べなければなりません。
もし友達同士の旅行で予約者以外の人が何も記入せずに荷物を送ったら、「誰の同行者なのか」すらわからずホテルの人は困ると思います。
最低限記入すること
送り状の備考欄(なければ品名を記入する欄など)に「チェックインする日」、「予約した人の名前」を必ず記入します。
もし自分の名前で予約した場合でも、「予約者名」を書いておくとホテルの人にはわかりやすいです。
そして、もしホテルに直接予約をした場合には予約番号などがわかれば書いておくとスムーズです。
いつまでに送ればいいか
一番理想なのはチェックイン前日に到着するように送ることです。
交通事情によっては、チェックイン当日着だと場合によっては間に合わない可能性もあります。
また、あまり早く到着しすぎると管理するホテルの人も大変ですよね。
このあたりも受け取る側の事を考えておきたいところです。
まとめ
宿泊施設に事前に荷物を送る場合には「チェックイン日」「予約した人の名前」を記入すると受け取った人がわかりやすいです。
前もって荷物を送る旨を宿泊施設に電話連絡しておいた方がいいという考えもあるようですが、大規模なホテルだとその対応も大変ですよね。
今回私が宿泊する予定のホテルには、前もって連絡したのですが、送り状に「チェックイン日」と「予約した人の名前」が記入してあればわかるので、事前連絡は不要のようでした。(名前を聞かれませんでした)
ホテルのホームページの「よくあるお問い合わせ」などにそのホテルへの荷物の送り方が載っている場合もあるので、電話する前に調べてみるといいですね。
お互いに気持ちよく宿泊するために、相手のことを考えた行動をとりたいものです。